Tento návod vám ukáže, jak nastavit online systém rezervace schůzek pro váš kosmetický a wellness podnik, např. kosmetický nebo kadeřnický salón. Tento návod používá typ rozvrhu určený pro kombinaci služeb a zdrojů, které lze používat pro rezervaci schůzky větším počtem zákazníků současně pro větší počet služeb, které nabízíte v rozvrhu. Potřebujete-li vytvořit rozvrh pro holičství, lázně, nehtový salón, kosmetičky, tréninkové salóny, wellness centra, jógová studia, fitness studia či masážní terapeuty, můžete tyto pokyny upravit tak, aby vyhovovaly vašim speciálním potřebám.
Nazýváme jej „Servisní rozvrh“, protože ve svém nastavení umožňuje různé potřeby a obměny. Toto je příklad servisního rozvrhu, který je připojen k většímu počtu rozvrhů zdrojů. „Zdrojový rozvrh“ je typ rozvrhu, který rezervuje pouze jednu osobu, místnost nebo část vybavení. Nazýváme jej zdrojový rozvrh, protože přiděluje pouze jeden samostatný zdroj. V tomto návodu servisní rozvrh kontroluje dostupnost členů personálu ze samostatného rozvrhu zdrojů (nebo většího počtu rozvrhů zdrojů v závislosti na požadavcích vašeho podniku).
Potřebujete-li ve svém salónu skupinové události nebo vyučovací hodiny, jako např. školicí sezení, bude návod „Kapacitní rozvrh“ vhodnější možností. „Kapacitní rozvrh“ je určen pro rezervace skupin nebo tříd. Pokud plánujete rozvrh pouze pro jednu osobu, stále můžete servisní rozvrh používat samostatně nebo můžete použít zjednodušený návod ke zdrojovému rozvrhu.
Upozorňujeme, že mezi různými typy rozvrhů jsou drobné rozdíly a někteří ze zákazníků preferují vzhled servisního rozvrhu. Zatímco zdrojový rozvrh umožňuje opakování schůzek a libovolnou délku schůzek, servisní rozvrh umožňuje, aby služby braly do úvahy dostupnost několika zdrojů.
Rezervace služby
Pokud nabízíte více služeb, vaši zákazníci si budou moci vybrat ze seznamu příslušných možností. V následujících krocích se naučíte, jak vytvořit rozvrh schůzek pro několik služeb, které vyžadují dostupnost různých členů personálu. Členy personálu nazýváme „zdroje“.
Tento návod popisuje následující úpravy:
- Používání rozvrhu k nabízení online rezervace pro různé služby
- Připojení servisního rozvrhu k různým rozvrhům zdrojů
- Inkasování plateb za každou rezervovanou službu
- Odesílání e-mailových potvrzení, automatických připomínek a následných zpráv
Konečný výsledek tohoto online rezervačního systému si můžete prohlédnout na demo stránce rezervace kosmetického salónu.
Nastavení rozvrhu v 5 snadných krocích
Jakmile jste vytvořili nový účet, nejefektivnějším způsobem je nastavení rozvrhu schůzky pomocí testovacího cyklu:
Krok Nastavení rozvrhů pro vaše zaměstnance
Po přihlášení k účtu SuperSaaS musíte vytvořit samostatný rozvrh zdrojů obsahující dostupnost všech členů personálu (pokud jsou všichni dostupní v podobných časech) nebo několik podobných rozvrhů zdrojů pro každého člena personálu (pokud má každý z nich různý rozvrh dostupnosti).
Zdrojový rozvrh (který umožňuje lidem rezervovat čas s konkrétním zdrojem, tj. členem personálu) je ideálním rozvrhem pro plánování času všech členů personálu tak, aby se jim nepřekrývaly dvě schůzky. V tomto návodu vytvoříme individuální rozvrh zdrojů pro každého člena personálu a později je připojíme k jednomu servisnímu rozvrhu pro vaše zákazníky, aby bylo možné rezervovat různé služby nabízené vaším salónem.
Zvolte typ rozvrhu
Klepněte na Nový rozvrh v nabídce vpravo na ovládacím panelu a spusťte konfiguraci online rezervačního systému. Budete přesměrováni na Průvodce novým rozvrhem, kde můžete definovat výchozí nastavení svého online rozvrhu rezervace.
Nejprve budete muset zvolit, jestli chcete vytvořit zdrojový, kapacitní, nebo servisní rozvrh.
Zvolte typ Zdrojový rozvrh, který umožňuje lidem rezervovat osobu, položku nebo konkrétní místo. Je ideální pro člena personálu, který nemůže mít dvě překrývající se schůzky.
Jak mají uživatelé zajištěn přístup k rozvrhu?
Zvolte možnost Přihlášení pro provádění změn: Osoby mohou sledovat rozvrh, ale pro vyjednání schůzky se musí přihlásit
Výběr jednoho nebo několika zdrojů
Člen personálu je jediným zdrojem, který lze rezervovat, takže první možnost Jeden: jediný zdroj, osoba, předmět nebo místo je nejlepší volbou pro tento typ rozvrhu. Tato možnost je ideální, chcete-li vytvořit samostatné rozvrhy pro každého člena personálu a určovat individuální dostupnost. Pokud může být rezervováno více osob nebo položek, které mají stejnou dostupnost, můžete je uvést v seznamu v druhé možnosti pro několik zdrojů. V tomto návodu vytvoříme samostatné rozvrhy pro každého člena personálu, aby mohli pružně volit vlastní dostupnost a nastavovat si ve svém rozvrhu dovolenou.
Určete název svého rozvrhu
Název rozvrhu schůzky v kombinaci s názvem vašeho účtu vytvoří URL, který uvidí vaši klienti, když budou používat váš rozvrh. Zadejte stručný, ale výstižný název rozvrhu.
Název můžete později kdykoliv změnit (stejně jako název účtu), ale uvědomte si, že se odpovídajícím způsobem změní webová adresa rozvrhu. Napište název rozvrhu, jméno člena personálu, např. „Rozvrh Eva“ a klepněte na Další.
Nastavení vaší dostupnosti
Zde můžete nastavit základní omezení svého času. Pro jednotlivé dny (nebo zdroje) můžete kdykoliv změnit otevírací dobu. Když jsou schůzky nastavené tak, aby začínaly a končily v předem stanoveném čase, systém může vytvořit přehledné uživatelské rozhraní vygenerováním předdefinovaných časových slotů (nebo úseků), na které může klient klepnout a vytvořit schůzku. Demo rozvrhu schůzek salónu ukazuje tento typ nastavení.
Můžete nastavit schůzky se standardní délkou 30 minut a omezit časy začátku na každou půlhodinu zadáním *:00, *:30 ve specifické časové možnosti. Systém tak bude vytvářet slot každou půlhodinu. Když nabízíte schůzky s různými délkami, raději umožněte uživateli klepnout na kterékoliv místo v kalendáři, aby mohl zvolit požadovaný čas.
Klepnutím na Dokončit vytvoříte rozvrh a zpřístupníte ho online. Nyní máte funkční rozvrh schůzek pro člena personálu „Kayla“. Podobné rozvrhy zdrojů můžete vytvořit pro každého člena personálu, řekněme „Mary“ a „John“. Klepněte na ikonu průvodce novým rozvrhem a potom vytvořte identické nastavení rozvrhu s možností „Duplikovat rozvrh: Vytvořit kopii rozvrhu Kayla“.
Po nastavení jednotlivých rozvrhů zdrojů pro členy personálu „Kayla“, „John“ a „Mary“ přejděte k dalšímu kroku.
Vytvořte online rozvrh rezervace pro zákazníky se všemi službami
Dále vytvoříme servisní rozvrh pro váš salón, který mohou koncoví zákazníci snadno používat pro rezervaci služby ve vašem salónu. Servisní rozvrh může používat rozvrhy zdrojů pro přiřazení a organizaci různých lidí nebo částí do jednoho rozvrhu, aby nedocházelo ke konfliktům. Všechny související zdroje mohou být v jednom zdrojovém rozvrhu nebo je můžete umístit do samostatných rozvrhů. Máte-li zaměnitelné zdroje, např. větší počet místností a službu lze poskytovat v každé z nich, lze tyto zdroje pohodlně umístit do stejného rozvrhu zdrojů, aniž by byla ohrožena funkčnost.
Klepněte na Nový rozvrh v nabídce vpravo na ovládacím panelu. Zvolte Servisní rozvrh, který umožňuje vytvořit seznam služeb salónu, a v případě potřeby použijte standardní hodnoty trvání. Pro tento salón zvolíme název „Salón krásy“.
Definování služeb
Protože jsme již vytvořili individuální rozvrhy zdrojů pro každého člena našeho personálu, použijeme rozevírací nabídku vedle každé služby, abychom definovali, jaké zdroje jsou požadovány pro službu, aby byla dostupná.
Zadejte „Stříhání vlasů mužů“ jako první službu a připojte ji k rozvrhu zdrojů „Rozvrh John“. Zadejte další služby jako „Stříhání vlasů žen“ a „Péče o pleť“, a protože pouze „Kayla“ může poskytovat službu „Stříhání vlasů žen“ a „Mary“ službu „Péče o pleť“, můžete pro příslušné služby zvolit zdroj „Rozvrh Kayla“ a „Rozvrh Mary“. Přidejte standardní dobu trvání každé z těchto služeb v délce 30 minut pro stříhání vlasů mužů a žen a 60 minut pro péči o pleť.
Přiřadíte-li ke službě dvě osoby, znamená to, že pro provádění služby jsou zapotřebí obě současně. Chcete-li označit, že službu může provádět jedna nebo druhá osoba, je to rovněž takto možné. Možnost nastavení je k dispozici na stránce nastavení po ukončení průvodce nastavením. Případně když definujete pouze jednu službu, uživatelské rozhraní se přizpůsobí a skryje pole s výběrem dostupných služeb.
Nastavení dostupnosti salónu
Zde můžete nastavit základní omezení. Pro jednotlivé dny (nebo zdroje) můžete kdykoliv změnit otevírací dobu. Když jsou schůzky nakonfigurované tak, aby začínaly a končily v předem stanoveném čase, systém může vytvořit přehledné uživatelské rozhraní vygenerováním předdefinovaných časových slotů (nebo úseky), na které může klient klepnout a vytvořit schůzku. Demo rozvrhu schůzek salónu krásy ukazuje tento typ nastavení.
Klepnutím na Dokončit aktivujete tento rozvrh online. Krok 2 vám pomůže otestovat váš rozvrh a zkontrolovat, jestli funguje očekávaným způsobem.
Krok Vyzkoušejte rozvrh zda pracuje dle očekávání
Normální uživatelé uvidí stejný rozvrh, ale s méně možnostmi. Tlačítko Použít najdete také na ovládacím panelu.
Rezervace služby
Pokud jste vytvořili více než jednu službu (jako my v návodu), uvidíte je ve sloupci na levé straně ovládacího panelu. Pro rezervaci služby klepněte na jeden z dostupných časových slotů a objeví se dialogové okno Nová rezervace. Pokud se okno zobrazí na nevhodném místě, prostě ho přesuňte na vhodnější místo na obrazovce.
K nastavení data schůzky můžete použít buď vyskakovací kalendář, nebo ručně zadejte datum. Standardně se systém ptá pouze na jméno a telefonní číslo, ale můžete přidat další pole a získat více informací o rezervaci.
Pokud klepnete na Vytvořit rezervaci, rozvrh se aktualizuje a zobrazí vaši rezervaci a upraví odpovídajícím způsobem dostupnost. Pokud chcete upravit schůzku, znovu na ni klepněte a proveďte tak změny. Před zavřením klepněte na Aktualizovat rezervaci, jinak dojde ke ztrátě provedených změn.
Schůzky, které jsou propojené se zdroji (členy personálu), se zobrazí ve zdrojových rozvrzích, ale nemohou zde být upravovány. Po klepnutí na schůzku se zobrazí odkaz na rozvrh, kde lze rezervaci editovat. Pokud se stejná schůzka objeví ve více spojených rozvrzích, bude do počtu budoucích rezervací započtena pouze jednou.
Krok Úprava nastavení
Klepnutím na Nastavení přejdete na část Přehled se souhrnem různých možností, které můžete upravovat. Zde můžete při práci dočasně zablokovat rozvrh schůzek nebo ho úplně smazat.
Nastavení služeb
V záložce Služby najdete seznam dostupných služeb a jejich provázání na zdroje. Když klepnete na tlačítko Nová služba nebo na ikonu editace existující služby, zobrazí se okno, kde můžete zadat podrobné informace. Na řádku s nimi můžete klepnout a tažením můžete změnit pořadí, v kterém jsou služby seřazeny. Rovněž můžete změnit barvu služby klepnutím na barevný box v pravém horním rohu okna.
V poli v dolní části editačního okna můžete zadat popis služby, který se objeví v kalendáři, když je vybrána daná služba. Může obsahovat formátování a obrázky, ale všimněte si, že zde můžete zadat pouze odkaz na obrázky, které jsou dostupné online. Můžete rovněž stanovit standardní délku každé rezervované schůzky.
Stanovení zdrojů pro každou službu
Pokud váš účet obsahuje jakékoliv zdrojové rozvrhy, editační okno služby bude obsahovat také sekci označenou Zdroje, kde můžete označit, které zdroje z těchto rozvrhů musí být k dispozici při vytváření schůzky. Můžete např. určit, že služba „Stříhání vlasů mužů“ vyžaduje jak specifického člena personálu „Johna“, tak specifické vybavení jako „Vysoušeč vlasů“. Nebo pokud máte pro danou službu k dispozici více členů personálu, můžete klepnout na tlačítko „nebo“ a uvést každého z nich.
Pokud chcete přidat nové zdroje, přejděte na ovládací panel, klepněte na Nový rozvrh, a vyberte rozvrh zdrojového typu. Rovněž můžete přidat další zdroje do již existujícího zdrojového rozvrhu v záložce Zdroje.
Dále můžete nastavit, zda chcete, aby zákazníci vybrali službu z výběrového seznamu nebo automaticky předvolili první službu nabízenou v rozvrhu.
V případě zdrojů, u kterých chcete, aby uživatelé pro individuální službu volili zdroj podle své volby, můžete povolit, aby systém zobrazoval výběrový seznam, vybíral namátkově nebo vybíral první dostupný zdroj v okamžiku nové schůzky.
Nastavení individuálních parametrů zdroje
V tomto návodu individuální rozvrhy zdrojů definují každého člena personálu. Každý rozvrh obsahuje nastavení, které definuje člena personálu, pro kterého vedete v salónu rozvrh. V individuálním rozvrhu můžete přidávat/mazat/upravovat dostupnost každého člena personálu. Uvědomte si, že když smažete zdroj, smažou se také všechny přiřazené rezervace.
Více informací o celém rozsahu nastavení najdete v záložkách Přístup, Zpracovat a Vzhled na stránkách dokumentace s nápovědou.
Nastavení časových omezení
V poli Omezit časy začátku můžete zadat čas, který si vaši klienti mohou zvolit jako počáteční. Jsou-li časy začátku a délka schůzky pevné, může systém zobrazit uživatelské rozhraní s úseky, na které může klient klepnout a vytvořit tak schůzku. V tomto případě standardní délka určí velikost těchto úseků.
Uvědomte si, že pokud nezadáte omezení časů začátku, může případná schůzka začít kdykoliv, což může způsobit, že bude rozvrh schůzek plný nezvyklých časových mezer. Nastavte vhodné zaokrouhlení, abyste zabránili klientům rezervovat nepravidelné časy, například od 14:07 do 14:23. Pokud nastavíte omezení času začátku a zároveň zaokrouhlení časových úseků, bude zaokrouhlen pouze čas konce. Jinou alternativou pro odstranění náhodného času začátku je automaticky nastavit systém na zaokrouhlování na nejbližší násobek 5 nebo 10 minut.
Pokud chcete jako administrátor nebo superuživatel volitelně nastavit různou délku služby, můžete zaškrtnout pole Povolit superuživatelům a administrátorům obejít všechna časová omezení na záložce Dohled nad otevírací dobou. Toto nastavení vám umožní zadat libovolný čas ukončení v rozvrhu schůzek místo vytvoření samostatné služby.
Definování vaší rezervace
V části Termín používané pro popis záznamu můžete upravit termín, který chcete použít místo „rezervace“. V tomto případě lze přednostně použít „kosmetická schůzka“ nebo „rezervace salónu“. Tento termín se objeví ve všech dialogových oknech, nápovědě a e-mailových potvrzeních.
Termín můžete zvolit ze seznamu, nebo použijte svůj vlastní termín, který bude vhodně popisovat vaši službu. Zadejte jednotné číslo a systém ho podle potřeby automaticky převede na množné. Rovněž můžete změnit termín používaný pro „uživatele“, např. ho můžete změnit na „klient“ v „Nastavení vzhledu“. Tato změna se projeví ve všech rozvrzích ve vašem účtu.
Nastavení cen pro vaše služby
Nastavte cenu za rezervaci. Jestli vyžadujete platbu nebo nikoli, můžete nastavit v záložce Zpracovat. Platební metodu můžete nakonfigurovat na stránce Nastavení plateb v záložce Ovládací panel.
Můžete si vybrat pevnou cenu nebo stanovit cenu podle délky schůzky, dne v týdnu nebo podle mnoha jiných faktorů. Pokud povolíte opakované rezervace, uvedená cena se automaticky vynásobí počtem schůzek, které si klient rezervuje. SuperSaaS vám nabízí celou řadu platebních možností od cen za služby a zdroje až po záznam údajů o platební kartě (s výjimkou tří číslic ověřovacího kódu karty [CVV/CVC]), zpracování online plateb nebo použití našeho kreditního systému. Můžete také nastavit systém, aby nabízel klientům různé typy slev a propagačních nabídek.
Nastavení automatických SMS/e-mailových připomínek a oznámení
Systém může odesílat automatické textové nebo e-mailové připomínky zákazníkům ve stanovenou dobu před začátkem schůzky. Kromě připomínek můžete také nastavit automatické následné zprávy pro získání zpětné vazby od zákazníků. Aby systém odesílal e-mailové připomínky, můžete povolit na záložce Zpracovat v části Nastavení svého rozvrhu. Všechny tyto zprávy můžete nastavit na záložce Vzhled rozvrhu. Kromě připomínek můžete také nastavit zprávy zobrazované na přihlašovací obrazovce, bílý prostor nad rozvrhem a na odhlašovací obrazovce. Více informací o nastavení displejových zpráv je k dispozici v dokumentaci s nápovědou.
Více informací najdete v části přidání platby k rozvrhu rezervace.