Tři typy on-line rozvrhů rezervací: který vybrat?
První rozhodnutí, které vás při zakládání rozvrhu SuperSaaS čeká, je výběr typu on-line rozvrhu rezervací na stránce Nový rozvrh. SuperSaaS podporuje tři typy rozvrhů, aby byla pokryta různá použití, situace nebo obchodní činnosti.
Tyto tři typy rozvrhů se nazývají Kapacitní rozvrh, Zdrojový rozvrh a Servisní rozvrh. Někdy se překrývají v tom, co umí, a pro některá použití lze použít víc než jeden typ. Nejlepších výsledků dosáhnete, když víte, který typ je pro vaše potřeby nejlepší.
Pro skupinové události použijte Kapacitní rozvrh
Kolik lidí se bude moci na událost přihlásit? Pokud jste odpověděli více než jeden, pak pro vás bude nejvhodnější kapacitní rozvrh.
Příklady skupinových událostí, pro které kapacitní rozvrh funguje nejlépe:
- Studenti zapisující se na lekci
- Návštěvníci, kteří se registrují na konferenci nebo workshop
Příklady situací, ve kterých kapacitní rozvrh není ideální a bylo by lepší použít zdrojový rozvrh nebo servisní rozvrh:
- Dohodnutí schůzky s konzultantem (v jeden čas pouze jediný uživatel)
- Lázeňské služby s několika terapeuty (klienti si na jeden čas rezervují několik rezervací, ale ne u jednoho terapeuta)
- Půjčovna lodí s několika loděmi (lidé si budou chtít lodě půjčovat v různé časy)
Pro ostatní případy obvykle funguje dobře zdrojový rozvrh
Rozdíl mezi zdrojovým rozvrhem a servisním rozvrhem spočívá hlavně v procesu vytváření rezervace. Zdrojový rozvrh bere v úvahu hlavně jednotlivé osoby nebo objekty. Zdroji mohou být konzultanti, učitelé, loďky, konferenční místnosti nebo jiné jednotlivé položky, které lze vždy použít pouze pro jednu rezervaci. Jinak řečeno, zdroj lze zarezervovat v rámci určitého časového slotu pouze jednou. Rozvrh zobrazuje dostupnost zdroje a uživatel si vybere některé z volných míst.
Naproti tomu servisní rozvrh lze použít pro poskytování služeb, u kterých je možné vybrat více než jeden zdroj. Uživatel si nejprve vybere službu (např. lekci, jízdu, sestřih). Poté, co uživatel vybere službu, budou v rozvrhu zobrazeny všechny termíny, ve kterých jsou k dispozici zdroje, které služba vyžaduje (konkrétní lektoři, instruktoři jízd nebo kadeřnice).
Doporučujeme začít se zdrojovým rozvrhem. Zdrojový rozvrh pro většinu situací funguje nejlépe, pro některé případy je však lepší použít proces zaměřený na služby. Zdrojový rozvrh by měl obsahovat všechny vzácné zdroje, které se v rezervačním procesu využívají. Vzácné zdroje mohou být například terapeuti, místnosti, loďky, stoly na kulečník atd. Pokud zakládáte kalendář, přes který si budou lidé domlouvat schůzky s vámi, pak jste tím vzácným zdrojem vy.
Vynechejte zdroje, které nejsou omezené nebo jsou snadno dostupné pro každou rezervaci. Pokud například každá schůzka vyžaduje místnost pro setkání, ale vždy je nějaká místnost k dispozici, pak není třeba místnost uvádět.
Servisní rozvrh má několik unikátních funkcí
Největší výhodou servisního rozvrhu je, že bere v úvahu i zdroje z jiných rozvrhů. Pokud je vámi nabízená služba závislá na několika zdrojích současně, servisní rozvrh bude kontrolovat, zda jsou všechny potřebné zdroje k dispozici (objekty a/nebo lidé) a následně umožní uživateli vytvořit si rezervaci. Pamatujte ale na to, že zatímco zdrojový rozvrh umožňuje vytváření rezervací o různých délkách a/nebo opakovaných rezervací, servisní rozvrh tyto funkce postrádá.
Příklady, kde se dá nejlépe využít servisní typ rozvrhu:
- Pro jednu rezervaci je zapotřebí více zdrojů. Například: pro rezervaci léčebné procedury je zapotřebí terapeut i místnost.
- Různé služby potřebují různé zdroje. Například: určité ošetření může být provedeno pouze určitým lékařem.
Abyste mohli definovat službu používající několik zdrojů, musíte tyto zdroje nejprve definovat ve zdrojovém rozvrhu.
Kombinace několika rozvrhů
Pokud máte servisní rozvrh propojený s několika zdrojovými rozvrhy, pak lze zkombinováním několika kalendářů dohromady uspokojit i komplexnější požadavky na rezervační systém.
Řekněme například, že lázně mají dva terapeuty a každý z nich provádí konkrétní procedury v konkrétních místnostech. Můžete určit, že jedna ze služeb vyžaduje „terapeuta 1“ nebo „terapeuta 2“ a zároveň „místnost 1“. Terapeut 1 nemusí být ve stejném rozvrhu jako terapeut 2, takže může každý z terapeutů synchronizovat svou dostupnost z vlastního Google Kalendáře.
Který typ rozvrhu je pro vaše potřeby nejvhodnější?
Protože můžete vytvářet i mazat libovolný počet rozvrhů, není na škodu si vyzkoušet více typů a následně smazat ty, které nepoužíváte. Kromě typu rozvrhu lze později cokoliv změnit. Můžete vyzkoušet příklad každého typu rozvrhu ze sekce s ukázkami. Také se vám můžou hodit návody pro jednotlivé typy.
| Použití rozvrhu | Typ rozvrhu |
|---|---|
| Studenti se přihlašují na lekce | Kapacitní |
| Účastníci se přihlašují na událost | Kapacitní |
| Zaměstnanci si rezervují místnosti na setkání | Zdrojový |
| Uživatelé si vybírají délku schůzek | Zdrojový |
| Zobrazení volných pokojů v penzionu | Zdrojový |
| Rezervace projektoru a místnosti zároveň | Servisní |
| Ilustrace každé služby pomocí obrázku | Servisní |
| Kombinace a propojení několika rozvrhů | Servisní |
Pokročilé nastavení
Systém SuperSaaS je velmi flexibilní, co se týče konfigurace procesu vytváření rezervace. Zde uvádíme čtyři tipy pro konfiguraci rozvrhu pro některé specifické požadavky.
Omezení rezervací
Ve zdrojových a servisních rozvrzích si uživatelé mohou vytvořit rezervaci kdekoliv kromě míst, která zakážete. Pokud tedy nějaké místo nezablokujete, je ve výchozím nastavení pro rezervace k dispozici celý rozvrh. V kapacitním rozvrhu je to naopak: uživatelé si mohou rezervace vytvářet pouze tam, kde vytvoříte sloty. Pokud chcete, aby si lidé mohli vybírat pouze z několika dostupných dat, můžete použít kapacitní rozvrh a maximální počet rezervací nastavit na 1. Může to být jednodušší, než blokovat všechna nedostupná data ve zdrojovém nebo servisním rozvrhu.
Samostatný servisní rozvrh
Můžete definovat službu, která nebude spojena s žádným zdrojem. Pokud služba nepotřebuje žádné zdroje, teoreticky může být na stejný čas vytvořeno nekonečně rezervací, čemuž se obvykle chceme vyhnout. Proto lze servisní rozvrh nastavit tak, aby nepovoloval překrývající se rezervace a fungoval tak vlastně jako zdrojový rozvrh s jedním zdrojem. Tuto jednoduchou zkratku můžete využít, pokud máte jeden zdroj a chcete použít servisní rozvrh, například protože je pro váš účel lepší jeho formát kalendáře.
Stejné zdroje prezentované jako jedna entita
Servisní rozvrh lze rovněž využít pro zobrazení skupiny zdrojů jako jednu entitu. To je užitečné, když například pronajímáte 20 identických kusů vybavení a nechcete, aby si zákazník vybíral konkrétní kus. Můžete nastavit buď náhodný výběr nebo můžete určit pořadí a pronajímat vždy první kus, který je k dispozici.
Jeden zdroj zobrazený jako několik entit
Naopak jeden zdroj může být dvěma nebo více servisními rozvrhy reprezentován jako dvě různé entity. Jeden rozvrh může být například pro členy klubu a druhý pro běžné zákazníky. Členové mohou mít oproti ostatním zákazníkům nižší cenu za rezervaci nebo mohou rezervace provádět dříve. Další příklad může být konzultantka pracující na více místech. Pro každé místo si může vytvořit speciální rozvrh na míru klientovi a přesto nebude možné rezervovat stejný čas dvakrát.