Skupiny uživatelů umožňují detailní kontrolu nad rozvrhy

V základním nastavení mají všichni uživatelé přístup ke všem rozvrhům dostupným na daném účtu. Pokud vznikne požadavek na komplexnější nastavení, jako například umožnění přístupu pro konkrétní uživatele k různým rozvrhům, lze toho dosáhnout přiřazením uživatelů do skupin. Rozvrh může být přiřazen k jedné nebo více skupinám, což umožní přístup k tomuto konkrétnímu rozvrhu pouze uživatelům z těchto skupin. Skupiny uživatelů navíc umožňují takové nastavení workflow, kdy uživatelé musejí čekat na schválení, než je jim povolen přístup k rozvrhu.

Omezení přístupu k rozvrhu prostřednictvím přiřazení ke skupině uživatelů

Vytvoření skupin

Většina možností nastavení pro skupiny uživatelů zůstane skryta, dokud nebude vytvořena alespoň jedna skupina. Odkaz na Skupiny uživatelů lze najít v horní části obrazovky Uživatelé správa. Novou skupinu je možno vytvořit vyplněním jejího popisu a kliknutím na Přidat.

Přiřazení uživatelů do skupin

Poté co je vytvořena alespoň jedna skupina, dialogová okna na obrazovce Uživatelé správa zobrazí možnost přiřazení uživatele do skupiny. Pokud je nutné přiřadit velké množství uživatelů do skupin, doporučuje se vyexportovat všechny uživatele do souboru CSV, upravit sloupec Skupina v tabulce a poté soubor naimportovat.

Všimněte si, že pokud změníte roli nebo skupinu superuživatele, bude tento superuživatel automaticky odhlášen. Uživatel se bude muset znovu přihlásit, aby se jeho stav aktualizoval.

Přiřazení rozvrhů ke skupinám

V záložce rozvrhu Nastavení > přístupu existuje možnost omezit zobrazení nebo úpravy rozvrhu pro jednu nebo více skupin. V závislosti na dalším nastavení této stránky bude uživatelům mimo tuto skupinu odepřena možnost provádět změny nebo jim bude odepřen přístup. V případě, že je přístup odepřen, zobrazí se uživatelům ze skupin bez oprávnění vzkaz vysvětlující, proč byl přístup k rozvrhu odepřen. Tento vzkaz může být upraven v záložce Nastavení > vzhledu tak, aby například zobrazoval odkaz na seznam všech rozvrhů.

To může být užitečné v případě, že potřebujeme, aby nepřihlášení uživatelé viděli rozvrh, ale zároveň v něm nemohli provádět žádné změny. Toto může být nastaveno v záložce Přístup, viz část Jaká jsou oprávnění uživatelů… Pokud si uživatel z jiné skupiny zobrazí rozvrh, v tomto případě jej uvidí, nicméně nebude schopen provádět žádné změny ani si rezervovat schůzku.

Odstranění skupin

Při odstraňovaní skupin buďte opatrní. Uživatelé ve skupinách nebudou odstraněni, ale jejich stav se vrátí do stejného nastavení, jako mají uživatelé bez skupiny. Rozvrhy přiřazené do odstraněné skupiny zůstanou nepřístupné, dokud nezměníte jejich skupinu zpět na existující skupinu nebo neodstraníte omezení skupiny.

Použití skupin uživatelů jako filtru pro seznam rozvrhů

Pokud si založíte doménu s názvem přizpůsobená doména, kliknutím na odkaz obsahující pouze jméno domény se zobrazí seznam rozvrhů včetně všech formulářů. Dalším způsobem, jak si zobrazit seznam všech rozvrhů pro daný účet, je kliknout na odkaz www.supersaas.com/schedule/account_name.

Na stránce Nastavení přístupu lze najít nastavení, které vám umožní přepínat mezi zobrazením seznamu nebo přesměrováním na první rozvrh na ovládacím panelu. Je také možno přeskupit pořadí rozvrhů, stačí jen kliknout a přesunout je na požadovanou pozici na ovládacím panelu.

Je zde také možnost Uživatel se musí nejdříve přihlásit. Pokud vyberete tuto možnost, uživatel se bude muset nejdříve přihlásit, případně si založit účet, pokud ho ještě nemá. Přihlašovací okno lze vylepšit uvítacím vzkazem na stránce Nastavení vzhledu.

Poté co se uživatel přihlásí, uvidí pouze vyfiltrovaný seznam rozvrhů s těmi, ke kterým má přístup. Pokud má uživatel přístup pouze k jednomu rozvrhu, bude automaticky přesměrován do tohoto rozvrhu. To umožňuje například sdílet jednotlivý odkaz vašim uživatelům na vašich stránkách a také zajistí, že uživatelé z různých skupin jsou přímo přesměrováni na rozvrh, který jste určili.

Vyžádání schválení před umožněním přístupu k rozvrhu

Pokud je uživatel vyzván k přihlášení a neexistují rozvrhy, ke kterým má přístup, zobrazí se jim obrazovka „Zablokováno“ z prvního rozvrhu na vašem účtu. Vzhledem k tomu, že noví uživatelé automaticky nemají přiřazenou žádnou skupinu, lze toto použít k zaslání vzkazu uživateli, který ho upozorní, že nejdříve musí vyčkat na schválení administrátorem. Na stránce Nastavení přístupu lze najít nastavení Zaslat notifikační e-mail administrátorovi, díky kterému obdržíte e-mail pokaždé, když se zaregistruje nový uživatel.

Omezení superuživatelů pomocí přiřazení Skupiny uživatelů

Omezení přístupu superuživatelům na konkrétní rozvrhy

Superuživatelé mají standardně nastavený stav, kdy mají přístup ke všem rozvrhům na účtu bez ohledu na to, jakou mají přiřazenou skupinu. Když je rozvrh přiřazen ke skupině, zobrazí se dodatečná možnost nastavit superuživatelům přístup do této skupiny. Superuživatelé mimo tuto skupinu mají stejná oprávnění jako běžní uživatelé tohoto rozvrhu.

Toto se může hodit například v situaci, kdy je třeba spravovat více terapeutů, každého se svými vlastními klienty, z jednoho SuperSaaS účtu. Pokud potřebujete několik superuživatelů pro jeden rozvrh, ale nechcete, aby měli přístup k celému účtu, docílíte toho tímto nastavením. V případě, že je nutné mít jen jednoho superuživatele pro rozvrh, což je běžná situace, není třeba zakládat další skupinu: V takovém případě můžete jednoduše zadat jejich jméno do příslušného políčka v záložce Nastavení > přístupu, čímž se jim přidají práva pouze pro tento rozvrh.

Změna přístupových práv pro superuživatele na obrazovce Uživatelé správa

Pro superuživatele je nastaven standardní stav, kdy mohou pouze zobrazovat a upravovat uživatele ze své vlastní skupiny, případně uživatele, kteří nebyli zatím zařazeni do žádné skupiny. Zároveň nemají oprávnění měnit skupinu nebo povýšit uživatele na superuživatele. Omezení skupiny se navíc vztahují na přehled stránky Ovládací panel a na import a export uživatelů.

V dolní části stránky Nastavení přístupu lze najít nastavení Umožnit superuživatelům přidávat další uživatele a měnit jejich přístupová práva…. Pokud vyberete tuto možnost, budou superuživatelé moci aktualizovat a měnit všechny uživatele bez ohledu na to, k jaké skupině jsou přiřazeni.

Omezení superuživatelů v přístupu k formulářům

Pro superuživatele je nastaven standardní stav, kdy mohou vidět všechny formuláře a také je mohou editovat. Superuživatelům lze omezit přístup k zobrazení formulářů, které nejsou určeny pro ně, v záložce Nastavení > přehledu daného formuláře. Tím se superuživatel změní na běžného uživatele vzhledem k tomuto konkrétnímu formuláři. Pokud tedy formulář umožňuje přístup běžným uživatelům, superuživatel bude nadále oprávněn vyplňovat nové formuláře.