Správa rezervací a zákazníků

Sekce Dohled v rozvrhu rezervací se používá k běžné každodenní správě rozvrhu. Zde můžete rezervace prohlížet, schvalovat a odmítat. Díky denním, týdenním a měsíčním přehledům také můžete získat přehled o tom, jak uživatelé rozvrh používají.

V sekci Uživatel správa máte k dispozici všechny údaje o uživatelích a můžete za ně také vytvářet nové rezervace. Pokud jste pro své uživatele zvolili jiný termín, např. „klienti“, bude se tato sekce jmenovat „Klient správa“.

Na ovládacím panelu také naleznete funkce Import a Export. Tyto funkce umožňují data uživatelů importovat nebo exportovat v různých formátech z/do rozvrhu rezervací.

Prohlížení rezervací

Na stránce Dohled > Přehled můžete prohlížet všechny budoucí schůzky. Ke starým či smazaným rezervacím se lze dostat přes odkazy Ukázat historii a Ukázat koš. Přehled rezervací lze seřadit kliknutím na záhlaví sloupců. Pokud má rozvrh více zdrojů nebo služeb, zobrazí se i rozbalovací nabídka pro filtrování rezervací podle konkrétního zdroje nebo služby.

Pomocí vyhledávacího pole pod přehledem lze z rozvrhu vypsat pouze rezervace konkrétní osoby. Další způsob, jak lze najít rezervace konkrétní osoby (napříč rozvrhy), je pomocí sekce Uživatel správa.

Informace, které se v přehledu zobrazují, lze konfigurovat na stránce Nastavení > Vzhled. Tam lze vybrat, která povinná nebo volitelná pole rezervací, včetně vlastních polí, se mají ve výpisech, jako je to tento přehled, zobrazovat jako sloupec.

Vyberte pole, která se mají zobrazovat v seznamech

Na pravé straně každého záznamu uvidíte ještě další dvě ikony. Po kliknutí na ikonu rozvrhu se tato schůzka/slot zobrazí v rozvrhu. Ikona úprav slouží pro provádění změn ve schůzce/slotu (viz níže). V kapacitním rozvrhu se také můžete podívat na rezervace v konkrétním slotu pomocí ikony lupy .

U rozvrhů nastavenými pro platby nebo schvalování systém zobrazí i sloupec s různými symboly, například + nebo C. Po najetí myší na kterýkoliv ze symbolů se zobrazí pop-up okno s vysvětlením symbolu. Také se můžete podívat na seznam všech těchto stavových kódů.

Manuální schvalování rezervací

Pokud pracujete s administrátorským schválením, uvidíte v přehledu rezervací také ikonu P („pending“) u rezervací čekajících na schválení nebo + u rezervací, které jsou již schváleny, případně +©, pokud uživatel zaplatil kreditem. Při zobrazení rozvrhu jsou rezervace, které je potřeba teprve schválit, podbarvené světlejší barvou. Administrátoři si mohou také nastavit, aby jim přišel při každém požadavku o schválení e-mail (viz Nastavení procesu rezervace).

Pro schválení rezervace klikněte u příslušné rezervace na ikonu pro úpravu. V zobrazeném pop-up okně uvidíte modře stav rezervace a také budete moci rezervaci Schválit. Pokud je již rezervace schválena, bude zobrazeno tlačítko Vrátit, které schválení rezervace opět zruší.

Pokud chcete, aby i jiné osoby dostávaly žádosti o schválení, nastavte si v e-mailu automatické přeposílání. Ve většině e-mailových klientů lze nastavit pro přeposílání podle předmětu e-mailu, takže není problém například přeposílat žádosti o schválení konkrétní třídy konkrétnímu vyučujícímu.

K přehledu rezervací mají přístup i superuživatelé. Ve výchozím nastavení mají superuživatelé právo v rozvrhu schvalovat rezervace. Pokud toto nechcete, odznačte v sekci Nastavení > Přístup pole Povolit superuživatelům měnit rezervace jiných lidí (viz také Nastavení práv superuserům)

Vytváření rezervací za jiné osoby

Pokud někdo vytvoří rezervaci telefonicky nebo e-mailem, nejspíš ji budete chtít zanést do kalendáře sami. Protože jste ale přihlášeni jako administrátor, rezervace bude patřit administrátorovi. Abychom se tomuto vyhnuli, můžeme „jednat jako někdo jiný“.

Nejdříve přejdeme do sekce Uživatel správa. Můžete jednat pouze za lidi, kteří jsou již zaregistrováni. Pokud chcete jednat za člověka, který není zaregistrovaný, vytvořte pro něj nového uživatele.

Potom klikněte na modrou šipku vpravo od údajů uživatele. Ocitnete se na ovládacím panelu, kde si můžete vybrat rozvrh pro provedení rezervace. V horním panelu bude vpravo od vašeho přihlašovacího jména zobrazeno přihlašovací jméno/e-mailová adresa osoby, za kterou jednáte.

Pokud nyní provedete rezervaci, bude u ní jméno osoby, za kterou jednáte, následované lomítkem a jménem administrátora nebo superuživatele, který rezervaci vytvořil. Díky tomu se bude rezervace zobrazovat v agendě uživatele a, pokud je nastaveno odesílání e-mailů s potvrzením a upozorněním, jsou tyto také odesílány správné osobě.

Indikátor jednání za jiného uživatele v horním panelu

Po dobu, kdy jednáte za někoho jiného, máte stále všechna svá oprávnění. Pokud jste tedy omezili viditelnost informací pro běžné uživatele, v průběhu jednání za jiné osoby je uvidíte.

Pokud chcete jednání za jinou osobu ukončit, stačí kliknout na její jméno v pravém horním rohu obrazovky.

Pamatujte na to, že pokud váš rozvrh nevyžaduje po uživatelích registraci, nebude za ně možné jednat. Pro neregistrované uživatele ale můžete vytvářet rezervace jako administrátor a potom jim posílat potvrzovací e-maily. Aby to bylo možné, odznačte volbu Použít e-mailovou adresu jako přihlašovací jméno v sekci Nastavení přístupu a povolte pole pro e-mail v sekci Nastavení > Zpracovat. Potom budete moci do rezervací, které vytvoříte jako administrátor, napsat i e-mailovou adresu. Pokud máte nastavená potvrzení e-mailem, odešle se potvrzení automaticky.

Přehledy

Na stránce Dohled > Přehledy je k dispozici několik standardních přehledů. Pomocí různých polí pro výběr získáte přehled o celkovém průběhu rezervací nebo o využití za den, týden nebo měsíc v určitém období. Data, která byla pro generování grafu/přehledu použita, si můžete stáhnout ve formátech CSV nebo XLS kliknutím na ikonu .

Pamatujte na to, že pokud potřebujete pouze nezpracovaná data s rezervacemi za určité časové období, je lepší použít sekci Dohled > Ke stažení. Z těchto dat si potom můžete pro potřeby on-line rezervací vygenerovat vlastní přehledy v Excelu, Numbers nebo Google Docs.

Správa uživatelů

Údaje o zákaznících či uživatelích jsou přístupná přes sekci Uživatel správa. Pokud pracujete s kreditovým systémem, můžete ke změně kreditu uživatele použít tlačítko . Obdobně můžete změnit roli uživatele z běžného uživatele na superuživatele, nebo mu můžete dokonce úplně zablokovat přístup k vašemu rezervačnímu systému.

Pokud se některý z registrovaných uživatelů chová špatně, nedoporučujeme jeho účet mazat, protože si jej uživatel může zaregistrovat znovu. Místo toho doporučujeme účet uživatele zablokovat. Zablokování uživatele lze provést kliknutím na ikonu pro úpravu a vybráním možnosti v sekci „role“. Pokud kliknete na ikonu lupy u uživatelova profilu, uvidíte veškerou jeho aktivitu. Cokoliv, co se vám nebude líbit, lze tak snadno vrátit.

Funkci Export naleznete v pravém menu na ovládacím panelu. Můžete ji použít pro stažení všech detailů zadaných při registraci ve formátech CSV, XLS, XML nebo VCF/vCard. Pokud chcete v datech provádět hromadné změny, můžete si databázi zákazníků vyexportovat do formátu CSV. Po provedení změn v CSV souboru jej opět uložte jako CSV soubor oddělený čárkami a nahrajte jej do systému funkcí Import. Upozorňujeme, že funkce Import dokáže zpracovat pouze soubory oddělované čárkami (CSV).

Řešení problémů

Pokud se během importu vyskytne chyba, například „Malformed CSV: invalid byte sequence in UTF-8“ (poškozený soubor CSV: neplatné pořadí bajtů v UTF-8), překontrolujte následující:

Ujistěte se, že jste soubor uložili ve formátu CSV.
Někdy způsobují problémy písmena s diakritikou, např. „é“. Tyto znaky lze vymazat manuálně, ale obecně bývá rychlejší soubor zkopírovat do Google Docs a nahrát jej odtamtud.
Ujistěte se, že je soubor oddělovaný čárkami. Starší verze Excelu někdy soubor ukládají ve formátu, který je oddělovaný středníky. I tento problém umí vyřešit výše zmíněná metoda s Google Docs.